Warum Ressourcenplanung für Kleinunternehmer essenziell ist

 Eine gute Einteilung derselben ist daher für Unternehmer oft der Unterschied zwischen Aufstieg und Untergang eines Unternehmens. Doch viele Ressourcen werden oft gar nicht als solche wahrgenommen und bleiben daher bei Planungen außen vor. In diesem Beitrag erhalten Sie einen Einstieg in das Thema Ressourcenplanung, ein Verständnis für seine Wichtigkeit und Informationen über die elementaren Bestandteile, die Sie von vorneherein sehen sollten.

Ressourcenplanung – Ein Überblick

Einige Ressourcen werden glücklicherweise von den meisten Kleinunternehmern schnell erkannt und in die Planung miteinbezogen. Der Klassiker in diesem Bereich sind natürlich die Finanzen. Doch wie steht es mit der Zeit, dem Wissen und den Verantwortungsbereichen Ihrer Mitarbeiter? Erkennen Sie diese Dinge als Ressourcen und planen Sie sie dementsprechend ein? Und auch hinsichtlich Ihrer Finanzen: Welche Überlegungen stellen Sie in Ihrer Ressourcenplanung an? Dass diese Phase einen der wichtigsten Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen darstellt, ist Ihnen wahrscheinlich bereits bewusst.

Zeit, Fähigkeiten und Verantwortungsbereiche müssen geplant sein

Viele Menschen, die sich (mit einer Firma) selbstständig machen, arbeiten am Anfang selbst auf verschiedenen Positionen gleichzeitig. Für Spezialisten wie Verkäufer, Kundendienstler, Buchhalter und Verwalter fehlt einerseits oft noch das Geld, andererseits rechtfertigt das Arbeitsvolumen oft auch noch keinen eigenen Mitarbeiter für jeden Bereich. Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) lassen Angestellte oft mehrere Aufgaben aus verschiedenen Gebieten erledigen. Hier bestehen gleich mehrere Herausforderungen:

1. Die Aufgaben müssen zu den Ausführenden passen.

2. Die Aufgaben dürfen die Mitarbeiter zeitlich und fachlich nicht überfordern.

3. Jeder Mitarbeiter sollte ideal ausgelastet sein.

Überarbeitete Mitarbeiter können langfristig keine gute Arbeit leisten, unterforderte Mitarbeiter kosten das Unternehmen hingegen Geld, das im Endeffekt verschwendet ist. Hier zeigt sich bereits sehr gut, dass die Planung und Verwaltung von Verantwortungen, Fähigkeiten und Zeit essenziell ist. Wer hier nicht rechtzeitig vorbereitet, läuft Gefahr, dass erst beim Auftreten von Problemen erkannt wird, wo Verschwendung und Fehlplanung das Unternehmen gefährden. Wenn hier situationsbedingt keine schnelle Lösung möglich ist, -beispielsweise weil neues Personal erst gefunden und trainiert werden muss- können aus kleinen Unannehmlichkeiten tatsächliche Risiken werden.

Wachstum vorhersehen und einplanen

Die bereits angesprochene Voraussicht ist auch gerade wichtig, wenn Ihr Unternehmen Erfolg hat. Aus einem oder zwei Mitarbeitern wird schnell ein kleines Team und viele Abläufe ändern sich gezwungenermaßen. Während Ihr Buchhalter im letzten Monat auch noch das Inventar kontrollieren konnte, hat er jetzt vielleicht keine Zeit mehr dazu. Gute Ressourcenplanung behält die Auftragslage und das Arbeitspensum langfristig im Auge und stets aktualisiert. So wissen Sie rechtzeitig, wann Sie Verstärkung im Team brauchen.

Gute Koordination der Teammitglieder

Kommunikation, Transparenz und Vertrauen innerhalb Ihres Teams sind unabdingbar, wenn Sie effektiv und zufrieden miteinander arbeiten möchten. Eine aktuelle und offene Planung hilft daher deutlich beim Verständnis zwischen den einzelnen Mitarbeitern und fördert sowohl das Mitdenken, als auch die Möglichkeit den Kollegen zur Hand zu gehen.

Finanzen und Anforderungen ans Unternehmen vorausschauend planen

Ihrem Unternehmen sollte zu jedem Zeitpunkt klar sein, welche (finanziellen) Anforderungen auf das Team zukommen. Cashflow-Analysen gehören hier genauso in ein professionelles Repertoire, wie S.W.O.T.-Modelle. Aber auch personenbezogene Details wie die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter samt Ihrer Pläne (sowohl familiär als auch beruflich) spielt gerade für kleine und mittlere Unternehmen eine wichtige Rolle. Ein typisches Problem entsteht beispielsweise, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, aber auch bei immer wiederkehrenden Abläufen wie dem Einteilen von Urlaubstagen. Auch hier federt eine vorausschauende Planung viele Dinge ab, die sonst unbesprochen und unbedacht zu Problemen und im schlimmsten Fall sogar zu Unternehmenskrisen führen können.

Ressourcenplanung gibt Ihnen Zeit, Übersicht und Kontrolle

Ein professionelles Erkennen und Einteilen Ihrer Ressourcen gibt Ihnen Ruhe, Kontrolle und Zeit. So können Sie Ihr Team mit weniger Stress durch die vielen Herausforderungen führen, die sich Ihnen auf dem Weg stellen. Denn auch wenn Sie Überraschungen und Planänderungen nicht immer im Voraus sehen können – wenn alle anderen Bereiche übersichtlich und rechtzeitig geplant sind, fällt Ihnen die Anpassung sicherlich wesentlich leichter. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch nicht versuchen, alles im Kopf zu behalten, oder altmodisch nur mit Stift und Papier festhalten. Viele Arbeitsschritte können Sie heutzutage vernetzt und automatisch erledigen, sodass Transparenz, Aktualität und Übersicht zusätzlich vereinfach werden. Testen Sie dabei auch, welche Arbeitsmittel Ihnen am meisten Zeit und Stress ersparen. Während sich kostenlose Handy-Apps und Ähnliches bereits zu einem „digitalen Werkzeugkasten“ sammeln lassen, lohnt sich in sehr vielen Fällen das Ausprobieren und Verwenden einer professionellen Projektplanungssoftware, wie zum Beispiel Timewax. Derartige Programme sind exakt auf die zu erledigenden Aufgaben zugeschnitten und multiplizieren so gekonnt Ihren Arbeitseinsatz.