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Methoden zu Projektplanung für Anfänger

©kanbanize
Projektplanung bzw. Projektmanagement kann über den Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

Die richtige Planung sorgt dafür, dass alle Arbeitsschritte koordiniert und geordnet erledigt werden können. Ohne eine ausreichende Projektplanung sie die meisten Projekte zum Scheitern verurteilt. Wir möchten Ihnen die bekanntesten Methoden zu Projektplanung vorstellen, damit auch Sie Ihre Projekte zum Erfolg führen können.

Die Grundlagen des Projekt-Managements

Jedes Projekt hat einen Anfang und ein Ende und außerdem ein konkretes Ziel. Des Weiteren gibt es bei den meisten unternehmerischen Projekten auch ein geplantes Budget, das zur Vervollständigung des Projekts eingesetzt wird.

Das Projekt ist also zeitlich und finanziell begrenzt. Zudem gibt es ein konkretes Ziel, das erreicht werden soll. Das Projektmanagement ist dazu da, ein Projekt in unterschiedliche Einzelschritte aufzuteilen und deren Erfolg zu verfolgen bzw. zu messen.

Das einfachste Beispiel von Projektmanagement kennen viele aus ihrem Alltag. Todo-Listen sorgen dafür, dass alle Arbeitsschritte erfasst und bei Erledigung abgehakt werden. Doch sind Projekte größer und arbeiten mehrere Personen zusammen, kann es nicht mehr ausreichen, einfache Todo-Listen zu machen.

Deshalb gibt es weltweit bewährte Methoden wie Kanban vs Scrum, die in Unternehmen zum Einsatz kommen und sich über Jahre bewährt haben. Diese Prozesse können handschriftlich bzw. mit Haftnotizen und Papier und Stift erledigt werden. Allerdings gibt es mittlerweile auch Software-Lösungen, die das Ganze noch weiter vereinfachen und übersichtlicher gestalten.

Agiles Projektmanagement – Scrum vs Kanban

Eine relativ junge und doch bewährte Projektmanagement-Methode ist das sogenannte agile Projektmanagement. Es meint ein Instrument, das flexibel und schnell auf mögliche Störungen im Projektlauf reagieren kann. Außerdem ermöglicht es eine intensive Zusammenarbeit im Team und einen konstanten Austausch an Informationen in der Projektplanung.

Die beliebtesten Methoden des agilen Projektmanagement sind Kanban vs Scrum, die dabei helfen sollen, einzelne Projektphasen zu verkürzen.

Scrum

Mit Scrum können einfache Regeln aufgestellt werden, die die Zusammenarbeit im Team verbessern. Intensive aber kurze Meetings sorgen für einen effizienten Arbeitsablauf. Allerdings wird hierfür vorausgesetzt, dass selbst organisierende Teams iterativ vorgehen.

Projekte werden in 1-4 Wochen dauernde Projektphasen aufgeteilt. Die Aufgaben Erledigung wird visualisiert, sodass jedes Teammitglied weiß, was es zu tun hat. Ziel ist es, das vorher gesetzte Projektziel zu erreichen. Oftmals werden für die Visualisierung große Wandtafeln mit Haftnotizen verwendet. Ideal ist Scrum in der Regel für physische Produkte, Dienstleistungen, Marketing-Aktionen und neue Organisationsformen und Prozesse.

Kanban

Auch bei der Kanban-Methode kommen große Tafeln und Haftnotizen zum Einsatz. Auch ähneln sich beide Methoden in vielerlei Hinsicht. Die Herangehensweise bei Kanban ist jedoch grundlegend anders. Denn hier wird nicht versucht, iterativ vorzugehen, sondern Teilprojekte zum Abschluss zu bringen. Der Fokus liegt nicht auf das anfangen, sondern darauf, Dinge fertig zu stellen.

Zunächst wird mithilfe der Wandtafeln der Workflow im Team visualisiert. Wenn einer Aufgabe gewählt und angefangen wird, muss sie zum Abschluss gebracht werden. Eine Aufgabe sollte nicht angefangen werden, bevor eine andere nicht erledigt ist. Somit sollten die Aufgaben, die in Bearbeitung sind, begrenzt werden.

Außerdem spielt Effizienz eine große Rolle. Es sollte ständig nach Möglichkeiten gesucht werden, die durchschnittliche Zeit zwischen Beginn und Abschluss einer Aufgabe zu verringern. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Artikel.

Was sind die Unterschiede dieser Methoden?

Es gibt sehr viele Gemeinsamkeiten, aber auch Unterschiede, die wir im nachfolgenden auflisten möchten.

Beide Methoden…

* … ermöglichen es Teams, selbst zu entscheiden, woran sie arbeiten.

* … Legen den Fokus auf eine kontinuierliche Prozessoptimierung.

* … Behaupten, es sei wichtiger, sich anzupassen, als einem Plan zu folgen.

* … Setzen selbst organisieren Teams voraus.

* … Möchten Arbeitsschritte unterteilen.

* … Helfen dabei, den Release-Plan zu optimieren.

Der wesentliche Unterschied ist, dass Scrum einen festgelegten Zeitraum vorschlägt, während Kanban nicht zeitlich begrenzt ist. Außerdem ist bei letzteren die Verpflichtung des Teams optional. Scrum hingegen setzt eine Selbstverpflichtung unbedingt voraus, um effizient arbeiten zu können.

Kanban legt den Fokus darauf, den Bearbeitungsprozess einer Gruppe von Menschen zu repräsentieren. Scrum ist hingegen immer gleich aufgebaut.

Für welche Methode sich eine Arbeitsgruppe entscheidet, hängt letztlich von den zu erreichenden Zielen ab. Beide Methoden haben sich jedoch letztlich in der Praxis bewährt.

 

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