Page 1Page 1 CopyGroupGroupPage 1Combined ShapePage 1Combined ShapePage 1Triangle Page 1 VNVorarlberger Nachrichten Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1 Rectangle 9 Combined ShapeCombined ShapePage 1Page 1Page 1Page 1Page 1AAAAPage 1 Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1Page 1

Ist Projektplanungssoftware das Richtige für Ihr Unternehmen?

©Timewax
Was ist Projektplanungssoftware?

Jedes Projekt, selbst das kleinste, hat viele bewegliche Teile, über die der Überblick behalten werden muss. Projektmanagement ist die Kunst sicherzustellen, dass die richtigen Teile an Ort und Stelle sind, sie geschmiert sind und reibungslos arbeiten und sicherstellen, dass alle zusammen funktionieren – vom Projektbeginn bis zur Fertigstellung. Wenn das schwierig klingt, liegt es daran, dass es schwierig ist. Und es wird nur schwieriger, wenn Projekte komplexer werden und Teams in Größe und Anzahl wachsen.

In der Vergangenheit nutzten Projektteams eine Vielzahl von individuellen Tools zur Unterstützung ihrer Arbeit. Zum Beispiel E-Mail für die Kommunikation, Spreadsheets für die Arbeit mit Zahlen und Diagrammen, Kalender-Anwendungen zur Terminplanung und Terminüberwachung, File-sharing-Anwendungen, und so weiter. Dieser Ansatz kann natürlich verwirrend und unnötig arbeitsaufwändig sein. Es wäre viel einfacher, wenn das ganze Team auf einer einzigen Online-Plattform arbeiten würde, in der alles griffbereit ist, was für jeden Aspekt der laufenden Projektplanung und Managementmission benötigt wird. Das ist der Moment, an dem Projektplanungssoftware Abhilfe schaffen kann.

Projektplanungssoftware (auch Projektmanagementsoftware genannt) ist in der Regel so konzipiert, dass Projektteams Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Projektplanungswerkzeuge auf einer einzigen Plattform erhalten. Eine effektive Projektplanungssoftware ist in der Regel um das Dashboard-Konzept aufgebaut, wo an einem einzigen Front-End-Ort der Zugriff auf alle Funktionen der Software möglich ist.

Dadurch, dass alle Teammitglieder sofortigen Zugriff zu allen Informationen und Werkzeugen erhalten, die sie benötigen, um ihre Aufgaben direkt und professionell umzusetzen, vereinfacht Projektplanungssoftware Arbeitsabläufe und reduziert Verwirrung, Verzögerungen, Fehler und verschwendete Zeit. Natürlich bieten verschiedene Arten von Planungssoftware verschiedene Funktionen und Fähigkeiten. Die besten Plattformen ermöglichen Zugangs- und Tool-Konfigurationen, die auf die Bedürfnisse der verschiedenen Teamrollen angepasst werden können, und unterstützen sogar die Automatisierung von Routineaufgaben wie Zeitmessung, Terminaktualisierung und Berichterstattung.

Projekte versus Aufgaben

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Projekten und Arbeitsaufgaben zu verstehen. Aufgaben fallen in die Kategorie regelmäßig wiederholter Routinearbeiten. Projekte unterscheiden sich von Aufgaben in mehreren Punkten. Laut des Project Management Institutes ist ein Projekt “eine zeitlich begrenzte Unternehmung, die durchgeführt wird, um ein bestimmtes einmaliges Produkt, Resultat oder Dienstleistung zu erschaffen.”

Projekte sind in der Regel einmalige Ereignisse. Sie sind zeitlich begrenzt und besitzen ein definiertes Start- und Enddatum, sowie oftmals Fristen. Ihr Unternehmen könnte Projekte in regelmäßigen Abständen im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit durchführen. Oder vielleicht sind Sie in einem speziellen Berufsfeld in der Durchführung von Projekten tätig, wie zum Beispiel in den Bereichen Ingenieurswesen und Konstruktion.

Brauchen Sie Projektplanungssoftware?

Ihren potenziellen Bedarf an Projektplanungssoftware können Sie einordnen, indem Sie bedenken, welche Bereiche in den Projekten beteiligt sind, die Ihr Geschäft häufig unternimmt. Zum Beispiel ist der Einkauf, der Zusammenbau und die Installation von fünf neuen Bücherregale in Ihren Geschäftsräumen sicherlich ein Projekt. Doch es kann leicht von einer oder zwei Personen durchgeführt werden und ist in wenigen Tagen abgeschlossen. Eine gewisse Planung ist nötig, aber nicht auf einer Ebene, die spezielle Anstrengungen oder Werkzeuge erfordern würde. Projektplanungssoftware wird jedoch sehr hilfreich sein, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig große Projekte angeht, die längere Zeiträume abdecken und mehrere Personen, separate Abteilungen oder Standorte zusammenzuführen, sowie mehrere zu erbringende Leistungen beinhalten.

Es lohnt sich auch negative Indikatoren zu betrachten, wenn Sie abwägen ob für Ihre Zwecke Projektplanungssoftware notwendig ist. Braucht es zu viel Zeit und zu viele Sitzungen, ein Projekt in Gang zu bekommen? Sehen Sie Fälle, in denen Teammitglieder verwirrt sind darüber, was sie tun sollen und wann? Unnötige Verzögerungen, übermäßige Verwirrung und Kommunikationsprobleme sind Bereiche die durch gute Projektmanagementsoftware lösbar sind. Eine andere Sache, die es lohnt zu beobachten ist die “Neuerfindung des Rades” wie bei duplizierten oder überlappenden Arbeiten. Dies ist natürlich eine reine Verschwendung von Zeit und Ressourcen und das Ergebnis von schlechter Kommunikation und Informationsverteilung. Schlussendlich sind überzogene Fristen und Deadlines ein sicheres Zeichen dafür, dass Ihr Team Hilfe dabei gebrauchen könnte, den Überblick zu behalten.

 

home button iconCreated with Sketch. zurück zur Startseite
  • VOL.AT
  • Fontanella
  • Ist Projektplanungssoftware das Richtige für Ihr Unternehmen?
  • Kommentare
    Kommentare
    Grund der Meldung
    • Werbung
    • Verstoß gegen Nutzungsbedingungen
    • Persönliche Daten veröffentlicht
    Noch 1000 Zeichen