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Bürgermeister drücken digitale Schulbank

Schwarzach - Im Herbst dieses Jahres wurde V-DOK in den sieben Pilotgemeinden Dornbirn, Feldkirch, Lustenau, Götzis, Altach, Koblach und Mäder installiert. Für die Gemeindebediensteten bedeutet die Einführung des neuen Vorarlberger Dokumentenmanagement eine große Umstellung.
Fleißige Bürgermeister

Dies weiß Helmut Burger, Vorsitzender des FLGÖ-Vorarlberg (Fachverband der Leitenden Gemeindebediensteten Österreichs – Landesverband Vorarlberg)  sowie Amtsleiter der Pilotgemeinde Koblach: „Die Mitarbeiter sind mit Hochdruck am Lernen. Immerhin bietet das neue System zahlreiche neue Möglichkeiten im Verwaltungsbereich. Während der gesamten Umstellungsphase werden die Sachbearbeiter selbstverständlich bestens von den Spezialisten der Gemeindeinformation betreut.“ Bei der Einschulungsveranstaltung, am 29. November im Vorarlberger Gemeindehaus, wurden nun auch die Bürgermeister der Pilotgemeinden mit V-DOK vertraut gemacht.

Die Mitarbeiter profitieren vom schnellen Zugriff auf Dokumente, die Nachvollziehbarkeit von Bescheiden sowie Abläufen wurde optimiert und die Verknüpfung von Dokumenten mit anderen Fachanwendungen vereinfacht Arbeits- und Behördengänge. Davon wollen sich nun auch die Bürgermeister der sieben Pilotgemeinden überzeugen. Doch nicht nur das, wie Gottfried Brändle, Bürgermeister der Gemeinde Altach, betont: „Es reicht nicht, das neue System zu kennen bzw. zu wissen, dass unsere Mitarbeiter damit arbeiten. Wir müssen, V-DOK selbst anwenden und uns selbst darin zurechtfinden können.“

V-DOK geht 2011 in die nächste Runde

 V-DOK ist ein Gemeinschaftsprojekt des Landes Vorarlberg und den 96 Vorarlberger Gemeinden. Mithilfe des neuen Systems werden Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Gemeinden und Land, aber auch verschiedenen Organisationen wesentlich vereinfacht. Nach Baurechtsverwaltung, Sicherheitswache und Vertragsverwaltung wird das Vorarlberger Dokumentenmanagement in den kommenden Monaten in allen Verwaltungsbereichen der sieben Pilotgemeinden eingeführt. Auch die anderen Vorarlberger Gemeinden warten schon mit großem Interesse auf das neue System. „V-DOK erleichtert nicht nur Abläufe und Behördengänge, sondern ist in Zeiten des E-Government unabdingbar“, erklärt Projektkoordinator Ferdinand Gabriel von der Gemeindeinformatik GmbH. Er und sein Team sind Ansprechpartner für sämtliche Anfragen der Gemeindebediensteten, bieten umfassende Hilfestellungen und organisieren Trainings und Schulungen.


FACTBOX

Beispiele aus dem Alltag – Auch Bürger profitieren von V-DOK:

-       Antragstellung: Ein Antrag für eine private Solaranlage wird dank V-DOK von der Antragsstellung bis zur Genehmigung deutlich vereinfacht. Dokumente sind mit V-DOK elektronisch abruf- und einreichbar. Die ansuchende Person erspart sich Behördengänge und somit Zeit und Aufwand.

-       Vereinfachte Kommunikation: Behandelt ein Sachbearbeiter einen komplizierten Bauakt, kann dieser auch einen Kollegen in einer anderen Behörde zu Rate ziehen und ihm den Akt intern auf schnellem Wege zur Prüfung weiterleiten.

-       Die Genehmigung und Freigabe von Behördenschriftstücken: (z.B. Unterschrift des Bürgermeisters) Wird künftig elektronisch erfolgen.

-       Flexibilität: Sämtliche Arbeiten mit V-DOK können ortsunabhängig von jedem PC mit Internetanschluss und dem entsprechenden Berechtigungsschlüssel erfolgen.

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