Zeitverschwendung? Nein, danke!

Um die erfolgreiche Umsetzung von Projekten zu garantieren, tendieren so manche beim Erstellen von Zeitplänen dazu, Abschlusstermine möglichst großzügig anzusetzen – möchte man doch eine ordentliche Sicherheitsmarge gewährleisten und das Überschreiten von Deadlines unbedingt vermeiden. Dieser Schuss geht allerdings nicht selten nach hinten los, denn schnell schleichen sich Zeitverschwender ein, die zur Folge haben, dass dieser gut gemeinte Zeitpolster verschwendet wird. Wir haben einige dieser Zeitverschwender ausfindig gemacht und verraten Ihnen hier, wie Sie diesen wirkungsvoll entgegenwirken können.

Das Studentensyndrom: die gute, alte Prokrastination

So manch einer kennt dieses Phänomen nur allzu gut aus seiner Schul- bzw. Studienzeit: Man hat noch jede Menge Zeit bis zur Prüfung oder zum Abgabetermin und eigentlich könnte man sich so richtig schön mit der Materie auseinandersetzen bzw. seine Arbeit sorgfältig und stresslos aufs Papier bringen. Doch plötzlich fallen einem alle möglichen und unmöglichen Dinge ein, die man vorher noch unbedingt erledigen möchte – zum Beispiel sämtliche Haushaltstätigkeiten (Müll rausbringen, Fenster putzen, Bücher in alphabetischer Reihenfolge sortieren…), längst fällige Anrufe bei der Oma und eigentlich alles, was mit der eigentlichen Aufgabe so rein gar nichts zu tun hat.

Dieses Verhalten hat zur Folge, dass in 2/3 der Zeit nur 1/3 der Arbeit erledigt wird. Die logische Folge: Gegen Ende wird es stressig und wenn dann auch noch unerwartete Probleme auftreten, dann kann die Deadline trotz großzügiger Sicherheitsmarge nicht eingehalten werden.

Um dieses Verhalten zu vermeiden kann es helfen, sich einen gut durchdachten Zeitplan zu erstellen. Das Projekt wird dabei in viele kleine Teilaufgaben aufgeschlüsselt und für jede dieser Teilaufgaben ein fixer zeitlicher Rahmen beschlossen. Dieser muss allerdings dann auch konsequent eingehalten werden – hier ist Selbstdisziplin gefragt! Mehr Info zu Prokrastination und Selbstdisziplin gibt’s hier.

Abhängigkeiten erkennen, um Verzögerungen zu vermeiden

Die Erledigung einzelner Tätigkeiten hängt meist von dem planmäßigen Abschluss anderer Aufgaben ab – dies ist nicht nur bei großen Projekten der Fall, sondern auch bei solchen mit geringerem Umfang. Um zu vermeiden, dass wegen einem einzigen Teilbereich das gesamte Projekt ins Schwanken gerät, sollte die Entwicklung eines Projekts von Anfang an gut beobachtet werden, um gegebenenfalls früh genug eingreifen zu können und einer drohenden Verzögerung entgegenzuwirken. Zu diesem Zweck gibt es mittlerweile ausgeklügelte Software-Lösungen, um den Projektfortschritt in all seinen Einzelheiten beobachten zu können, zum Beispiel die Projektplanungssoftware von Timewax.

Das Parkinsonsche Gesetz – Arbeit dehnt sich aus!

Laut dem britischen Soziologen C. Northcote Parkinson dehnt sich Arbeit genau in dem Maß aus, wie Zeit für deren Erledigung zur Verfügung steht, unabhängig von ihrer Komplexität. Dies wurzelt laut Parkinson darin, dass Menschen, die früher als nötig mit ihrer Arbeit fertig sind, entweder zusätzliche Aufgaben zugewiesen bekommen, oder verdächtigt werden, Aktivitäten zu großzügig einzuschätzen. In Kombination mit der Tatsache, dass es in den meisten Kulturen keine Belohnung dafür gibt, wenn jemand eine Aufgabe vor dem vereinbarten Enddatum abschließt, hat dies zur Folge, dass viele das Niveau Ihres Arbeitsaufwands an die Erfordernisse anpassen. Somit sind sie bis zum Abgabetermin beschäftigt und vor zusätzlichen Aufgaben und kritischen Kommentaren bezüglich ihrer Beurteilungsfähigkeit geschützt.

Eine Lösung für mehr Effizienz wäre hier, Mitarbeitern einen Anreiz dafür zu geben, Projekte vorzeitig abzuschließen. Das kann ein finanzieller Bonus sein, die Anerkennung durch eine Auszeichnung zum Mitarbeiter des Monats oder – für viele besonders verlockend – die „Auszahlung“ der gesparten Zeit in Freizeit, die etwa am Freitagnachmittag eingelöst werden kann.

Multitasking – Segen oder Fluch?

Beim Multitasking werden mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt, wobei zwischen unterschiedlichen Aktivitäten gewechselt wird. Ziel ist es, dadurch Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern. Nur leider hat das wiederholte Switchen zwischen Tätigkeiten nicht immer die gewünschte Wirkung – ganz im Gegenteil: Dadurch, dass Menschen zwischen Projekten hin- und hergerissen sind entsteht oft ein enormer Druck, da in jedem Teilbereich Höchstleistung erwartet wird und sich der Mitarbeiter jedes Mal aufs Neue auf die Aufgabe einstellen muss.

Sinnführender ist es, bei der Projektplanung darauf zu achten, dass eine Person sich voll und ganz auf eine Tätigkeit konzentrieren kann und Zeitpläne dementsprechend zu erstellen. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Produktivität aus, sondern auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter – denn eine derartige Ressourcenplanung ermöglicht es dem Einzelnen, sich voll und ganz auf eine Aufgabe zu konzentrieren und seine Arbeit besser umzusetzen.

Wie Sie sehen passiert es oft allzu schnell, dass wertvolle Zeit unabsichtlich vergeudet wird – doch jetzt, da wir die Zeitvergeuder beim Namen genannt haben, ist es einfacher, ihnen entgegenzuwirken. Worauf warten Sie noch?