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Erfolgreiche Projektplanung dank Checklisten, Zeitplänen & Projektplanungssoftware

©Timewax
Was macht einen guten Projektmanager aus?

Projektmanager sind heute aus erfolgreichen, wachsenden Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Aufgaben, die vor noch nicht allzu langer Zeit durch Manager oder engagierte Mitarbeiter erledigt wurden, sind durch die hohe Komplexität von Projekten nicht mehr nebenbei zu bewältigen. Vielmehr ist ein Fachmann erforderlich, der den Überblick behält und im Hintergrund die Fäden zieht, denn so motiviert, talentiert und engagiert die Mitarbeiter auch sein mögen, der Erfolg eines Projektes kann nur dann garantiert werden, wenn diese auch gekonnt koordiniert werden und eine effektive Kommunikation zwischen den einzelnen Beteiligten gewährleistet ist.

Doch was macht einen guten Projektmanager aus? Wie geht er bei der Planung vor und welche Tools verwendet er, um den Planungsprozess zu optimieren? Wir haben uns das Ganze genauer angesehen um herauszufinden, was erfahrene Projektmanager machen, um ihr Projekt zum Erfolg zu führen, und das ist uns dabei aufgefallen:

1. Sie machen Zeitpläne

So banal es im ersten Moment klingen mag: Gut durchdachte Zeitpläne sind tatsächlich das A und O einer effizienten Umsetzung komplexer Projekte. Dabei ist zu beobachten, dass erfahrene Projektmanager sich nicht auf das Erstellen einfacher Zeitpläne beschränken. Vielmehr handelt es sich hierbei um einen komplexen Prozess, im Zuge dessen die einzelnen notwendigen Schritte erfasst, analysiert und bewertet werden. Kriterien wie Dringlichkeit und Wichtigkeit werden beurteilt, Prioritäten gesetzt und Unnötiges ausgeklammert. Somit wird die Basis für eine effiziente Projektumsetzung geschaffen und gleichzeitig verhindert, dass wertvolle Zeit und Energie an falscher Stelle investiert wird.

Wer vorausschauend handelt und wohlüberlegt plant läuft weniger Gefahr, sich durch unvorhergesehene Herausforderungen aus dem Konzept bringen zu lassen. Gute Projektmanager sind sich dessen bewusst – sie nutzen ihre Fähigkeiten, um alle Projektbeteiligten sicher durch das Projekt zu leiten, ohne dabei das gemeinsame Ziel aus den Augen zu verlieren.

2. Sie erstellen Checklisten

Checklisten dienen als Orientierungshilfen und sind sowohl Leitfaden als auch Erinnerungshilfe. Dabei arbeiten erfahrene Projektmanager nicht nur mit den klassischen „To-do-Listen“, wie wir sie alle kennen, sondern bereiten für die unterschiedlichsten Bereiche ausführliche Checklisten vor, zum Beispiel:

  • Checklisten zur Projektdefinition (Sind Projektauftrag und -ziel klar definiert? Wurden die Ressourcen entsprechend zugeteilt? Gibt es noch unausgesprochene Erwartungen?)
  • Checklisten zu grundlegenden Anforderungen (Sind Schnittstellen zwischen Projekt und anderen Bereichen eindeutig bestimmt? Ist festgelegt, wie Fortschritte und Erfolge gemessen werden? Wurden mögliche Reibungspunkte und Lösungsstrategien analysiert?)
  • Checklisten zum Start des Projektes (Ist das Projekt für alle verständlich dokumentiert? Kennt jeder seine Rolle und Aufgabe? Wo wird die Kick-off-Veranstaltung abgehalten?)

Mit Hilfe solcher Checklisten werden eventuelle Schwierigkeiten bereits vor dem Projektstart erkannt, es kann ihnen frühzeitig entgegengewirkt und somit Zeitverlust, zusätzliche Kosten und eine eventuelle Gefährdung des Projekterfolges vermieden werden. Vorlagen für Checklisten zur Projektplanung helfen Projektmanagern dabei, das Projekt auch bei bisher unbekannten Aufgabenstellungen erfolgreich zu planen.

3. Sie verwenden Projektplanungssoftware

Last, but not least: Erfahrene Projektmanager setzen über die gesamte Dauer eines Projekts unterstützende Projektplanungssoftware ein. Angefangen bei Personalplanungssoftware zur Planung der Ressourcen oder für das Erstellen von Zeitplänen über Mobile Apps und elektronische Kalender für eine optimale Kommunikation zwischen allen Beteiligten bis hin zu Software mit Funktionen zur Erstellung zusammenfassender Berichte oder Zeitnachweise – Projektplanungssoftware bietet erfahrenen Projektmanagern eine unverzichtbare Stütze bei komplexen Herausforderungen.

Was vor nicht allzu langer Zeit etwa mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen geplant wurde, wird heute mit praktischen Tools wie der Plantafel-Funktion erledigt. Eventuelle Fehler durch das Verschieben von Inhalten werden damit vermieden, zusätzliche Informationen können hinzugefügt werden, ohne die gesamte Tabelle durcheinander zu bringen, und das Beste: Alle autorisierten Beteiligten können auf die Inhalte zugreifen und sich selbständig über eventuelle Änderungen informieren.

Ähnlich lange ist die Liste der Vorteile, die Mobile Apps und elektronische Kalender für die Projektplanung haben: Sämtliche Projektbeteiligten können den Projektfortschritt immer und überall einsehen und ihren eigenen Fortschritt eintragen, es kann somit direkt nach der Information gesucht werden, die benötigt wird, von dem, der sie benötigt, genau dann, wenn er sie braucht – zeitintensive Telefonate und E-Mails werden hinfällig, was eine enorme Einsparung an Zeit und Energie bedeutet.

Unser Fazit: Erfolgreiches Projektmanagement ist keine Zauberei, sondern vielmehr die Kunst, Zeitpläne gekonnt zu erstellen, gut durchdachte Checklisten anzufertigen und unterstützende Projektplanungssoftware richtig einzusetzen. Und, das Wichtigste, dabei niemals das Ziel aus den Augen zu verlieren.

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